En tant qu’organisation humanitaire, nous avons aussi bien une responsabilité de transparence envers ceux que nous soutenons, qu’envers tous nos donateurs.
Nous devons à tout moment être en mesure de donner des informations sur les projets exécutés, sur l’usage des fonds pour les projets et programmes en question, ainsi que sur les fonds collectés et la manière employée pour récolter ces contributions.
Afin de garantir une telle transparence, il existe un nombre de contrôles internes et externes.
- Contrôle des factures à payer par 3 personnes différentes ;
- Double signature pour tous les paiements ;
- Approbation des comptes et des budgets par les membres de l’Assemblée générale ;
- Présentation de la situation financière à UNICEF International ;
- Contrôles annuels des comptes par une société indépendante de réviseurs d’entreprises.
Concernant la transparence financière, chaque année, nos comptes sont contrôlés par des réviseurs de comptes indépendants, qui font rapport de leur mission à l’Assemblée générale.
Un bilan complet, détaillant les recettes et dépenses, ainsi qu’un rapport d’activités de l’exercice précédent est distribué à tous nos membres au préalable de l’Assemblée générale. Lors de l’Assemblée générale, nos comptes sont soumis à nos membres pour approbation. Nous soumettons également aux membres la proposition du budget rectifié pour l’année courante ainsi que le projet de budget du prochain exercice.
Outre les comptes annuels conformes aux réglementations du Luxembourg (LUX GAAP), UNICEF Luxembourg doit annuellement soumettre un rapport financier détaillé à UNICEF international. Ce dernier est également revu par les mêmes auditeurs qui doivent certifier que les chiffres du rapport international correspondent aux chiffres des comptes annuels LUX GAAP.
Tous les deux ans, dans le contexte de la demande de la prolongation du statut d’ONG, UNICEF Luxembourg doit également soumettre ses comptes annuels au Ministère de la Coopération.
La sélection d’un nouvel auditeur se fait par appel d’offres. Le cabinet d’audit mandaté pour contrôler nos comptes change tous les 4 ans, en ligne avec notre plan pluriannuel, afin de garantir l’objectivité et ainsi éviter une trop grande familiarité. Par principe, il s’agit toujours de grands cabinets renommés disposant d’une solide expérience dans le domaine.
Le Conseil d’administration a une fonction de supervision des finances et des activités du Comité et contribue au planning général des objectifs et de la vision du Comité.
Au niveau national, nos statuts sont conformes à la loi luxembourgeoise sur les a.s.b.l. et stipulent que les membres de notre Conseil d’administration ne sont pas rémunérés.
Dans son Règlement interne, UNICEF Luxembourg a retenu une liste de profils pour ses membres du Conseil d’administration. Ainsi, celui-ci doit avoir une composition diversifiée pour assurer que le Conseil d’administration dispose des connaissances et capacités nécessaires à la guidance stratégique et financière de l’association.
Profils et domaines requis :
- Finances ;
- Juridique ;
- Secteur privé/Marketing ;
- Droits de l’enfant et Droits de l’homme ;
- Milieu pédagogique ;
- Coopération au développement ;
- Milieu social, associatif.
Les membres du Conseil d’administration sont élus par l’Assemblée générale. La durée d’un mandat est de trois ans et peut être renouvelé deux fois. Un membre du Conseil d’administration peut donc exercer sa fonction pour un maximum de neuf ans.
Le Conseil d’administration a deux sous-comités: le comité d’audit et de gouvernance (A&G) et le comité de nomination et d’évaluation (N&E).
Le comité A&G surveille la situation financière de l’association, l’efficacité des pratiques comptables et des systèmes internes de contrôle, ainsi que la gestion générale des risques. Il se réunit annuellement avec les réviseurs des comptes.
Le comité N&E s’occupe de la recherche de candidats potentiels pour le Conseil d’administration, établit le plan de travail du Conseil d’administration et évalue la performance de celui-ci.
En outre, tous les membres du Conseil d’administration font également une évaluation de leur propre performance, ainsi que de celle du directeur. Une fois par année, les membres signent une charte éthique.
Il existe une stricte séparation des rôles entre le Conseil d’administration, en charge de la supervision, et le directeur, en charge de la gestion journalière assurée avec l’équipe des employés, afin d’éviter des conflits d’intérêts ; ainsi, le directeur et les employés de l’association ne peuvent jamais être membres de l’association ni faire partie du Conseil d’administration.
Pour des raisons de bonne gouvernance et de séparation des pouvoirs, UNICEF Luxembourg a choisi de ne pas s’affilier à Don en Confiance a.s.b.l. Nos mécanismes de contrôle internes, basés sur les principes de bonne gouvernance de l’UNICEF, offrent une transparence supérieure. En 2009, les comités nationaux de l’UNICEF ont introduit des principes cohérents pour la gestion financière et la séparation des pouvoirs afin de renforcer la transparence et l’efficacité. La gouvernance et les procédures d’UNICEF Luxembourg se fondent sur ces principes.
Tout d’abord, nous avons un règlement interne détaillant les droits et devoirs des employés et des membres du Conseil d’administration. De plus, les travaux de contrôle de caisse, les commandes de matériel, ainsi qu’un bon nombre de tâches administratives et financières sont soumises à un double contrôle, afin d’éviter les erreurs et d’exclure toute possibilité de fraude.
La délégation des signatures est retenue dans un document officiel approuvé par le Conseil d’administration et partagé avec toutes les banques.
Lorsque nous transférons de l’argent à UNICEF International, il s’agit d’un circuit fermé et sécurisé, c’est-à-dire que les fonds sont uniquement transférés sur des comptes appartenant à l’UNICEF, évitant que des transferts puissent être effectués vers des comptes non vérifiés. Les transferts doivent être signés par deux personnes via le système Multiline, dont le Directeur ou son Remplaçant, tel que retenu dans le document sur la délégation des signatures. Parallèlement, UNICEF Luxembourg doit communiquer tous les détails concernant le transfert au siège de l’UNICEF garantissant la bonne affectation de la contribution, ainsi que le contrôle par UNICEF international.
Pour le paiement de factures, UNICEF Luxembourg a une procédure détaillée qui stipule que:
- Chaque fournisseur doit être correctement enregistré dans le registre de commerce de son pays (vérifié en consultant le registre de commerce ou en demandant un extrait de registre de commerce au fournisseur) ;
- Les coordonnées bancaires du fournisseur sont vérifiées (le fournisseur doit fournir un document bancaire officiel pour confirmer ses coordonnées bancaires) ;
- Le fournisseur doit respecter autant que possible les valeurs durables et environnementales ainsi que les valeurs générales et les critères d’exclusion de l’UNICEF.
Chaque commande, ainsi que le bon de livraison et la facture y afférentes sont contrôlées par plusieures personnes et le paiement de la facture est signé par deux personnes respectant les seuils retenus dans le document sur la délégation des signatures.
L’UNICEF garde le contrôle de chaque don du début jusqu’à l’utilisation.
Lorsque nous transférons de l’argent à UNICEF International, il s’agit d’un circuit fermé et sécurisé, c’est-à-dire que les fonds sont uniquement transférés sur des comptes appartenant à l’UNICEF, évitant que des transferts puissent être effectués vers des comptes non vérifiés. Les transferts doivent être signés par deux personnes via le système Multiline, dont le Directeur ou son remplaçant, tel que retenu dans le document sur la délégation des signatures. Parallèlement, UNICEF Luxembourg doit communiquer tous les détails concernant le transfert, au siège de l’UNICEF garantissant la bonne affectation de la contribution, ainsi que le contrôle par UNICEF international.
Du siège, les fonds sont transférés aux pays destinataires où chaque bureau de terrain a des plans pluriannuels d’activités détaillant les besoins locaux en aide humanitaire. Les fonds reçus par les bureaux de terrain par le biais de notre siège à New York sont alors affectés aux programmes d’aide que nos équipes réalisent eux-mêmes ou ensemble avec des partenaires locaux sur place. Dans tous les cas, l’utilisation des fonds et la mise en œuvre sont supervisés par le bureau de l’UNICEF sur place.
Chaque année, chaque bureau de terrain est obligé à évaluer ses activités et à dresser un rapport annuel ainsi que des rapports pluriannuels pour détailler les progrès faits au niveau des projets de longue durée. Les évaluations sont faites en concertation avec tous les partenaires impliqués dans le cadre d’un projet.
Les résultats de l’ensemble des pays en voie de développement où l’UNICEF est active, sont publiés dans le Rapport Annuel d’UNICEF International.
Rapports annuel UNICEF Luxembourg >
Rapports annuels UNICEF International >
Le Bureau de l’audit interne et des investigations est une entité indépendante à l’intérieur de l’organisation qui fait des évaluations des activités de l’UNICEF sous forme d’audits, tout en respectant des standards internationaux d’audit. Les évaluations et rapports rédigés par le Bureau de l’audit interne et des investigations concernant l’efficacité de systèmes, procédures et contrôles internes sont communiqués directement au Directeur/ à la Directrice général(e) d’UNICEF-International.
En dehors du Bureau de l’audit interne et des investigations , l’UNICEF est aussi contrôlé par des entités externes des Nations Unies, comme le Conseil des Auditeurs des Nations Unies, l’Unité d’Inspection Commune et le Comité consultatif sur les questions administratives et budgétaires.
L’UNICEF rédige annuellement des rapports financiers certifiés par les auditeurs des Nations Unies et soumis pour approbation au Conseil d’administration d’UNICEF International.
Oui, depuis 2015, UNICEF Luxembourg a une Whistleblower Policy, qui a été revue une dernière fois en 2023, suite à l’introduction de la nouvelle loi au Luxembourg.
En 2009 les comités nationaux de l’UNICEF ont introduit des principes cohérents sur la gestion journalière et financière, le fonctionnement du Conseil d’administration et la séparation des pouvoirs pour renforcer la transparence et l’efficacité. La gouvernance, les politiques et les procédures d’UNICEF Luxembourg se basent sur ces principes.
